健康診断結果、面談記録、診断書、ストレスチェック結果は、労務管理で扱う情報の中でも特に慎重な管理が求められる情報です。人事は「健康情報を一切見てはいけない」わけではありませんが、利用目的、必要性、閲覧範囲、保管方法を明確にする必要があります。
本記事では、健診結果を扱う際の基本原則、人事が確認すべき情報、産業医・上司との共有範囲、保管・廃棄の実務を解説します。
- 健康情報は、利用目的を明確にし、必要最小限の範囲で扱うことが基本です。
- 人事が把握すべきなのは、原則として就業上の配慮に必要な情報であり、病名や治療内容の共有を目的化しません。
- 閲覧権限、保管場所、持ち出し、委託先、保存期間を規程と運用の両面で整えます。
目次
健康情報を扱う際の基本原則
| 原則 | 実務への落とし込み |
| 利用目的の明確化 | 健康確保、就業上の措置、法令対応など目的を特定する |
| 必要最小限 | 病名・治療内容ではなく、勤務配慮に必要な情報に絞る |
| アクセス制御 | 閲覧者を限定し、上司・人事・産業医の権限を分ける |
| 安全管理 | 鍵付き保管、アクセスログ、暗号化、誤送信防止を整える |
| 目的外利用の防止 | 人事評価・配置判断に健康情報を安易に転用しない |
人事が確認しやすい情報、慎重に扱う情報
| 区分 | 例 | 取扱いの考え方 |
| 就業上の措置に必要な情報 | 残業制限、夜勤可否、通院配慮、復職条件 | 人事・上司への共有範囲を必要最小限にする |
| 健診の実施管理情報 | 受診の有無、未受診者への案内、要事後措置の有無 | 法令対応・受診勧奨に必要な範囲で管理する |
| 詳細な医療情報 | 病名、検査値、治療内容、服薬内容 | 原則として限定管理し、共有の必要性を慎重に判断する |
| ストレスチェック個人結果 | 個人の評価結果、回答内容 | 本人同意等の要件を踏まえ、実施者等が厳格に扱う |
産業医・人事・上司の情報共有
産業医から会社へ共有されるべき中心情報は、就業上どのような配慮が必要かです。例えば「一定期間は残業を制限する」「夜勤を免除する」「通院のため勤務時間を調整する」といった内容です。上司に共有する場合も、業務運営に必要な範囲にとどめ、病名や治療の詳細を不用意に伝えない運用が基本です。
保管・アクセス管理チェックリスト
- 健康情報の保管責任者と閲覧権限者を規程で定める
- 紙は施錠保管、電子データは権限設定とログ管理を行う
- メール添付、クラウド共有、USB等の持ち出しルールを定める
- 委託先がある場合は、委託契約と安全管理措置を確認する
- 保存期間を定め、不要になった情報は復元困難な方法で廃棄する
- 人事異動・退職時に閲覧権限を速やかに変更する
よくある危険な運用
- 上司が「管理のため」として診断書全文を共有フォルダに置く
- 健診の数値を部署横断で閲覧できる状態にする
- ストレスチェック結果を本人同意なく人事が取得する
- 健康情報を人事評価の減点材料として扱う
- 私用端末・私用メールで健診結果を送受信する
よくある質問
Q. 健康診断結果は本人同意なしに会社が取得できますか？
法令に基づく健康診断の実施・結果の取扱いと、要配慮個人情報の取得・利用には整理が必要です。具体的な運用は、実施根拠、取得方法、利用目的、社内規程を確認してください。
Q. 上司には何を伝えればよいですか？
就業上必要な配慮に限ります。例として、残業制限、夜勤免除、通院配慮、業務負荷調整などです。病名や治療内容まで共有する必要があるとは限りません。
Q. 保存期間は何年ですか？
法令や情報の種類で異なります。健診個人票等は関連法令に基づく保存が求められるため、社内規程と法令を確認して設定します。
根拠法令・参考資料
- 労働安全衛生法、労働安全衛生規則（e-Gov法令検索）
- 厚生労働省「職場における労働者の健康確保のために」
- 厚生労働省・都道府県労働局の産業保健、長時間労働者面接指導に関する案内
- 個人情報保護委員会「雇用管理分野における個人情報のうち健康情報を取り扱うに当たっての留意事項」
- 個人情報保護委員会「雇用管理分野における健康情報の取扱いに関する留意事項」
産業保健体制の整備でお困りの企業様へ
産業医の選任、長時間労働者対応、衛生委員会の運営、健康情報の取扱いは、制度だけでなく自社の実態に合わせた運用設計が重要です。契約範囲や社内体制を整理したうえで、必要な支援をご検討ください。