従業員から休職届や診断書が提出されたとき、人事はどの順番で対応すればよいのでしょうか。初動を誤ると、本人の療養を妨げるだけでなく、情報管理や労務対応の問題にもつながります。ここでは、休職開始から復職準備までの基本フローを整理します。

休職届が出た直後に、人事が確認すべきこと

休職対応は、診断書を受け取って終わりではありません。就業規則、本人の申出、主治医の情報、業務の実態、産業医の意見を踏まえ、休業中から復職までの支援プロセスを設計します。

制度の細部は会社の就業規則・休職規程により異なるため、まずは規程上の要件、休職期間、賃金・社会保険、連絡方法、復職条件を確認します。

初動から休職開始までの標準フロー

段階	人事が行うこと	留意点
1. 受領	休職届・診断書を受領し、受領日と内容を記録する	診断書の真偽や病名をその場で論評しない
2. 規程確認	休職要件、休職期間、賃金、連絡方法、復職要件を確認する	雇用形態・勤続年数・休職歴で扱いが異なることがある
3. 本人説明	休職中の連絡窓口、頻度、提出物、傷病手当金等の手続きを案内する	一度に多くを求めず、文書で分かりやすく伝える
4. 産業医連携	必要に応じて産業医面談を設定し、就業上の配慮・休業の必要性を確認する	本人同意と健康情報の取扱いを確認する
5. 業務引継ぎ	業務の棚卸しと引継ぎを行い、本人に過度な対応負担をかけない	情報セキュリティ、貸与物、顧客対応の整理も必要
6. 休職通知	休職期間、連絡方法、復職手続き、相談窓口を文書で通知する	一方的な退職前提の表現を避ける

診断書で確認するポイント

• 療養を要する期間や、就労に関する記載の有無を確認する。
• 病名の詳細を必要以上に人事・上司へ広げない。必要なのは就業上の配慮に関する情報である。
• 診断書の内容が職務との関係で不十分な場合は、本人同意のもと、主治医への照会や産業医面談を検討する。
• 診断書だけで復職可否・配置・解雇などを決めず、就業規則、業務内容、産業医意見を組み合わせて判断する。

休職中に会社が伝えるべき内容

項目	案内内容の例
連絡窓口	人事担当者1名を基本窓口にし、緊急時の連絡先も示す
連絡頻度	月1回など、負担が少なく予測できる頻度を原則として合意する
提出物	診断書、傷病手当金の書類、復職意思の申出などの期限と方法
給与・社会保険	休職中の給与、社会保険料、傷病手当金、住民税の扱い
復職条件	主治医の診断書、産業医面談、勤務可能性の確認、必要な配慮

避けるべき対応

• 休職直後に、退職の意思や復職時期を強く迫る。
• 診断書の病名を広く共有し、本人の了解なく上司・同僚へ伝える。
• 引継ぎを理由に、休職者へ長時間の連絡や業務対応を求める。
• 本人の状態確認をせず、形式的に「いつ戻れますか」と繰り返す。

産業医と連携する場面

産業医は、会社の業務内容・勤務環境を踏まえ、休業の要否、必要な配慮、復職時の確認事項について意見を述べます。特に、長時間労働、ハラスメント、複数回の休職、復職可否が争点となる場面では、早期に産業医へ相談する意義があります。

よくある質問

Q. 休職届は必ず受理しなければなりませんか？

A. 休職制度の要件は就業規則によります。医師の診断書や本人申出を踏まえ、規程に照らして個別に確認します。

Q. 休職中に業務連絡をしてもよいですか？

A. 必要最小限の連絡にとどめ、療養を妨げない方法・頻度にします。引継ぎや資料確認も、本人の状態を踏まえた配慮が必要です。

Q. 傷病手当金の手続きは会社が行いますか？

A. 申請は被保険者本人が行うのが基本ですが、会社記入欄があるため、人事は手続き案内と必要書類の準備を支援します。

参考資料

• 厚生労働省「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」
• 厚生労働省「労働者の心の健康の保持増進のための指針」
• 厚生労働省・こころの耳「長時間労働者、高ストレス者の面接指導について」
• 厚生労働省「企業・医療機関連携マニュアル」

産業医・休復職対応のご相談
休職・復職、面談運用、就業上の措置、衛生委員会などは、就業規則と個別事情を踏まえた設計が必要です。自社の状況に応じた産業保健体制をご相談ください。

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